Equipe subdimensionada
Poucos profissionais podem resultar em atrasos, acúmulo de atividades, perda de qualidade e dificuldade para cumprir todas as rotinas.
Dimensionamento de Mão de Obra para Terceirização
Saiba quantos profissionais sua operação realmente precisa antes de contratar uma empresa terceirizada
O Grupo Elipsi realiza estudos técnicos de dimensionamento de mão de obra para empresas que precisam contratar ou revisar serviços terceirizados de limpeza, conservação e facilities.
Estudo técnico • Análise da operação • Cenários de dimensionamento • Apoio à contratação
O que é um estudo de dimensionamento de mão de obra?
O dimensionamento de mão de obra é um estudo técnico utilizado para determinar quantos profissionais são necessários para executar uma determinada operação, considerando as características dos ambientes, as atividades previstas, a frequência dos serviços, os horários de trabalho, a produtividade esperada e as particularidades de cada contrato.
No contexto da terceirização, esse estudo pode ser realizado antes da contratação de uma empresa prestadora de serviços. Dessa forma, a contratante passa a ter uma referência técnica para definir o escopo, avaliar propostas comerciais e verificar se o efetivo apresentado pelas empresas terceirizadas é compatível com a operação.
O objetivo não é simplesmente encontrar um número de profissionais, mas construir um dimensionamento coerente com a realidade da operação.
Por que dimensionar a mão de obra antes de contratar?
Contratar uma empresa terceirizada sem conhecer previamente a necessidade real de mão de obra pode gerar problemas tanto para a contratante quanto para a prestadora.
Equipe superdimensionada
Profissionais em excesso podem elevar o custo do contrato sem necessariamente produzir melhoria proporcional na qualidade dos serviços.
Propostas difíceis de comparar
Quando cada empresa terceirizada utiliza uma premissa diferente, comparar propostas somente pelo preço pode levar a decisões equivocadas.
Escopo mal definido
Um escopo sem critérios claros de quantidade, frequência e nível de serviço pode gerar conflitos durante a execução do contrato.
Renovação ou troca de Contrato
Para uma renovação de contrato com valor justo e adequado sem subdimensionamento nem superdimensionamento ou mesmo para avaliação de novo prestador de serviços terceirizados.
Elaboração de SLA
Toda prestação de serviço terceirizado deve ser pautado por um SLA (Service Level Agreement ou Nível e Acordo de Serviços) bem elaborado com cláusulas bem definidas. Nós podemos auxiliar na elaboração do seu SLA.
Elaboração de MPSL - Manual de Padronização de Serviços de Limpeza
Poucas prestadoras de serviços de limpeza e facilities possuem Manual padronizado dos serviços que presta. Padronização de equipamentos, de produtos de técnicas de limpeza. Nós também elaboramos esse manual para sua empresa.
O que a empresa ganha com o dimensionamento?
O estudo cria uma referência técnica para apoiar decisões de contratação, planejamento e gestão de serviços terceirizados.
Referência para contratação
A empresa passa a conhecer uma estimativa técnica da estrutura necessária
antes de receber e comparar propostas de fornecedores.
Maior segurança na comparação
As propostas dos forncedores podem ser analisadas considerando não apenas o preço,
mas também o efetivo e as premissas utilizadas.
Melhor definição do escopo
O estudo ajuda a transformar as necessidades da operação em requisitos
mais claros para o contrato de terceirização.
Apoio à gestão de custos
O dimensionamento permite avaliar o impacto da quantidade de profissionais
na estrutura do serviço contratado.
Adequação à operação
A quantidade de profissionais é analisada considerando as características
específicas dos ambientes e das atividades.
Base para decisões futuras
O estudo também pode servir como referência para revisão de contratos,
expansão de unidades ou alteração da operação.
O que é considerado no dimensionamento?
Não existe um número universal de profissionais por área. O dimensionamento precisa considerar as características específicas de cada operação.
Áreas e ambientes
Metragem, características construtivas, ocupação, circulação e nível de utilização.
Tipos de atividades
Limpeza pesada, média ou leve, grau de dificuldade, tipos de superfícies, criticidade das áreas.
Frequência
Quantas vezes a atividade deve ser realizada diariamente, semanalmente, quais podem ser realizadas mensalmente ou conforme necessidade.
Horários
Turnos, horários de funcionamento, picos de utilização e intervalos operacionais.
Fluxo de pessoas
Funcionários, visitantes, clientes e demais usuários dos ambientes.
Áreas externas
Incluímos no estudo a análise de calçadas, estacionamentos, áreas verdes, pátios e demais áreas externas.
Nível de serviço
Padrão de qualidade esperado e necessidades específicas da operação.
Particularidades da operação
Restrições da operação, cuidados com equipamentos, POP de processos, áreas de riscos e características específicas do local.
Como funciona o estudo de dimensionamento de mão de obra
O Grupo Elipsi estrutura o trabalho a partir das características reais da operação, evitando que o dimensionamento seja baseado exclusivamente em estimativas genéricas.
1
Levantamento das informações
Coleta de dados sobre áreas, ambientes, horários, ocupação, atividades, frequência dos serviços e características da operação.
Coleta de dados sobre áreas, ambientes, horários, ocupação, atividades, frequência dos serviços e características da operação.
2
Análise técnica da operação
Avaliação das necessidades de limpeza, conservação e demais atividades incluídas no escopo do serviço.
Avaliação das necessidades de limpeza, conservação e demais atividades incluídas no escopo do serviço.
3
Definição das premissas
Estabelecimento das premissas utilizadas para produtividade, frequência, jornada, distribuição das atividades e nível de serviço.
Estabelecimento das premissas utilizadas para produtividade, frequência, jornada, distribuição das atividades e nível de serviço.
4
Dimensionamento da equipe
Estimativa técnica da quantidade e composição da mão de obra necessária para atender às rotinas previstas.
Estimativa técnica da quantidade e composição da mão de obra necessária para atender às rotinas previstas.
5
Análise de cenários
Quando aplicável, são desenvolvidos diferentes cenários para apoiar a tomada de decisão da contratante.
Quando aplicável, são desenvolvidos diferentes cenários para apoiar a tomada de decisão da contratante.
6
Relatório técnico
Consolidação das premissas, análises, resultados e recomendações para utilização no processo de contratação ou revisão do serviço.
Consolidação das premissas, análises, resultados e recomendações para utilização no processo de contratação ou revisão do serviço.
Diferentes cenários para apoiar a decisão
Dependendo do objetivo do estudo, o dimensionamento pode apresentar mais de um cenário para que a empresa compreenda as consequências operacionais de diferentes níveis de efetivo.
Cenário mínimo
Considera uma estrutura mais enxuta, observando os limites operacionais e as condições necessárias para execução das atividades.
Cenário recomendado
Busca equilibrar necessidade operacional, qualidade esperada e estrutura de mão de obra adequada à realidade do contrato.
Cenário ampliado
Considera uma estrutura com maior margem operacional ou maior nível de atendimento, quando essa alternativa fizer sentido para a operação.
Experiência prática - Case de sucesso
Estudo para contratação de terceirizada - Multinacional Japonesa (Case)
Já realizamos diversos estudos de dimensionamento de mão de obra para operações de pequeno, médio e grande porte.
O mais recente foi para uma multinacional japonesa que abriu duas novas plantas em Estados diferentes da Federação.
Os trabalhos envolveram o levantamento das características físicas e operacionais das unidades e a construção de cenários de dimensionamento, permitindo que a empresa avaliasse diferentes possibilidades para a contratação de empresa prestadora de serviços terceirizados de limpeza.
Esse tipo de estudo demonstra a importância de analisar a operação como um todo: metragem é apenas uma das variáveis utilizadas para dimensionar uma equipe.
Embora esse estudo tenha sido realizado em uma empresa de grande porte, nossa atuação é igualmente eficiente para empresas de médio porte ou até mesmo de pequeno porte que querem um estudo para saber se compensa migrar a operação de orgânica para terceirizada.
Para empresas prestadoras de Serviços Terceirizados que eventualmente estejam encontrando dificuldade em precificar seus serviços, nós também podemos ajudar. Fazemos o levantamento dos custos operacionais, administrativos, logísticos, e demais fatores envolvidos na precificação. Entre em contato conosco.
Para quem esse serviço é indicado?
Empresas Privadas
Empresas que pretendem terceirizar suas operações ou renovar contratos de limpeza,
conservação e facilities.
ONGs e Órgãos Públicos
Organizações Não Governamentais, Entidades de classe, Prefeituras e Órgãos Públicos.
Instituições de Saúde
Hospitais, Clínicas, Laboratórios, Escolas particulares.
Indústria e Logística
Organizações que desejam verificar se o efetivo atual é compatível
com as necessidades da operação.
Mais do que calcular pessoas por metro quadrado
Um dos principais riscos em um dimensionamento é reduzir a análise a uma simples relação entre área e quantidade de profissionais.
Na prática, duas operações com a mesma metragem podem exigir equipes diferentes. Isso acontece porque ambientes, frequência de limpeza, fluxo de pessoas, horários, atividades, características dos espaços e padrão de atendimento podem ser completamente distintos.
Por isso, o estudo do Grupo Elipsi procura compreender a realidade operacional do local antes de definir as premissas utilizadas no dimensionamento.
Perguntas frequentes sobre dimensionamento de mão de obra
O que é dimensionamento de mão de obra?
É um estudo que busca determinar a quantidade e a composição de profissionais necessárias para executar uma determinada operação, considerando as atividades, áreas, frequência, horários, produtividade e características do serviço.
O dimensionamento é útil antes de contratar uma empresa terceirizada?
Sim. O estudo pode fornecer uma referência técnica para definição do escopo, análise das propostas recebidas e avaliação da estrutura de mão de obra apresentada pelas empresas terceirizadas.
O dimensionamento serve somente para serviços de limpeza?
Não necessariamente. A metodologia pode ser aplicada a diferentes operações de facilities e serviços que dependam de dimensionamento de equipes. O escopo é definido de acordo com as necessidades de cada projeto.
Vocês dimensionam equipes para empresas de qualquer tamanho?
O estudo pode ser desenvolvido para diferentes portes de operação. A metodologia e o nível de detalhamento são definidos conforme a complexidade, quantidade de unidades e objetivo do projeto.
O estudo considera somente a metragem das áreas?
Não. A metragem é apenas uma das informações consideradas. Também podem ser analisados ambientes, atividades, frequência, fluxo de pessoas, horários, nível de serviço, características da operação e outras premissas relevantes.
É possível fazer o estudo para uma operação que ainda não começou?
Sim. Quando a operação ainda não está em funcionamento, o dimensionamento pode utilizar dados de projeto, características previstas para a unidade, áreas, horários, ocupação estimada e demais premissas disponíveis.
O Grupo Elipsi também pode ajudar na contratação da empresa terceirizada?
O estudo de dimensionamento pode servir como base técnica para o processo de contratação. Conforme o escopo contratado, a consultoria pode ser estruturada para apoiar outras etapas relacionadas à definição e gestão dos serviços terceirizados.
O estudo pode ser utilizado para revisar um contrato existente?
Sim. O dimensionamento pode ser utilizado para analisar se a estrutura atual de mão de obra é compatível com as características e necessidades da operação.
Solicite um estudo de dimensionamento
Conte-nos um pouco sobre sua operação. A equipe do Grupo Elipsi poderá avaliar o escopo necessário para o estudo.